会計ソフトやExcelで管理をしていると、日々の入力に追われて、「とりあえず処理すること」が目的になりやすいことがあります。

もちろん、まず処理することは大切です。

ただ、実際にはそのデータはあとから、

  • 集計する
  • 確認する
  • 比較する
  • 分析する
  • 報告する
  • 会議で使う

ことが多くあります。

そのため、最初から「あとで集計しやすい形」でデータを残しておくと、仕事がかなり楽になります。

入力はしている。でも活用しにくい

会社では、さまざまなデータを日々入力しています。

たとえば、

  • 売上
  • 仕入
  • 経費
  • 案件情報
  • 在庫
  • 勤怠
  • 作業履歴
  • 問い合わせ内容

こうしたものは、会計ソフト、Excel、販売管理、紙、複数のシステムなどに分かれていることもあります。

ただ、入力はされていても、

  • あとから集計しにくい
  • 担当者ごとに入力方法が違う
  • 名称がバラバラ
  • 分類が統一されていない
  • 自由入力が多すぎる
  • 検索しにくい

という状態だと、データが活かしにくくなります。

あとから困るのは「見返すとき」

入力しているときは問題なくても、あとから確認するときに困ることがあります。

たとえば、

  • この売上は何の案件だったか
  • どの商品が多く出ているか
  • どの取引先が増えているか
  • 広告費に対して売上はどうか
  • どの作業に時間がかかっているか
  • どの月に問い合わせが多いか

こうしたことを見ようとしても、入力ルールがバラバラだと集計しにくくなります。

結局、あとから人が手で直して、並べ替えて、分類し直すことになります。

これはかなり時間がかかります。

名前の統一だけでも変わる

集計しやすいデータにするために、まず効果が大きいのは「名前をそろえること」です。

たとえば、

  • 株式会社あり／なし
  • 全角半角が混ざる
  • 商品名の表記のブレ
  • 担当者名が略称になっている
  • 同じ内容なのに別の呼び方をしている

こうした状態だと、同じものとして集計できません。

たとえば、

「A商事」

「㈱A商事」

「A商事株式会社」

これが別扱いになっていると、売上集計でも分散してしまいます。

入力ルールを少し決めるだけでも、あとからかなり扱いやすくなります。

自由入力が多すぎると集計しにくい

Excelや会計ソフトでは、自由に入力できるのが便利な反面、自由すぎると集計が難しくなります。

たとえば、

  • 摘要欄に人によって違う書き方をする
  • 案件名を毎回手入力する
  • 分類を感覚で入れている
  • 同じ作業でも違う名称を使う

こうなると、あとから検索や分析がしにくくなります。

そのため、

  • 選択式を使う
  • 分類コードを決める
  • 入力候補を用意する
  • マスタを作る

など、少し入力ルールを作るだけでも違います。

「あとで使う」を前提にすると変わる

データ入力は、その場では地味な作業です。

ただ、本当に差が出るのは、あとから見返すときです。

たとえば、

  • 月別売上をすぐ出せる
  • 取引先別に集計できる
  • 商品別の傾向が分かる
  • 利益率を比較できる
  • 案件の進捗を一覧化できる
  • 問い合わせ傾向を確認できる

こうしたことがすぐできる会社は、判断も早くなります。

逆に、毎回データを手直ししてから集計していると、確認作業だけでかなり時間を使います。

会計ソフトも「入力の仕方」で変わる

会計ソフトも同じです。

同じソフトを使っていても、

  • 部門を分けているか
  • 補助科目を整理しているか
  • 摘要欄を統一しているか
  • 取引先を整理しているか

によって、あとから見える情報がかなり変わります。

ただ入力して終わりではなく、

「あとで何を見たいか」

を考えておくと、入力方法も変わってきます。

最初から完璧を目指さなくていい

最初から完璧な管理を作る必要はありません。

最初は、

  • 名前を統一する
  • 入力ルールを決める
  • 分類を整理する
  • 不要な自由入力を減らす

このくらいでも十分効果があります。

大切なのは、

「今は入力できている」

ではなく、

「あとから使いやすい状態で残っているか」

を見ることです。

データは「残すこと」より「使えること」

データは、ただ残すだけでは意味が薄いことがあります。

見返せる。

比較できる。

集計できる。

判断に使える。

ここまでできて、初めて価値が出てきます。

そのためには、入力する時点で、

  • あとから検索しやすいか
  • 集計しやすいか
  • 比較しやすいか
  • 人が変わっても分かるか

を少し意識しておくことが大切です。

まとめ

会計ソフトやExcelでは、「あとから集計しやすいデータ」にしておくことがとても大切です。

入力はしていても、

  • 名前がバラバラ
  • 分類が統一されていない
  • 自由入力が多い
  • ルールが決まっていない

という状態だと、あとから活用しにくくなります。

逆に、

  • 名前を統一する
  • 分類をそろえる
  • 入力ルールを決める
  • データを整理して残す

だけでも、集計や確認がかなり楽になります。

データは、入力するときより、あとから見返すときの方が長く使います。

だからこそ、「あとで使いやすい形で残す」という視点を持っておくことが大切だと思います。