Excelで管理表を作るとき、最初はとりあえず項目を並べて作り始めることが多いと思います。

日付、担当者、品名、数量、状態、備考。

必要そうな項目を入れていけば、ひとまず表としては形になります。

ただ、使っているうちに、

  • 入力する人によって書き方が違う
  • 列がどんどん増えて見にくい
  • あとから集計しにくい
  • どこに何を入力すればよいか分からない
  • 同じような表が複数できてしまう

という状態になることがあります。

Excel管理表は、作ること自体は簡単です。

だからこそ、最初に少しだけ考えておくと、あとから使いやすくなります。

何を記録する表なのかを決める

まず決めたいのは、その表で何を記録するのかです。

たとえば、同じ「管理表」でも目的はいろいろあります。

  • 作業実績を残す
  • 在庫数を管理する
  • 点検結果を記録する
  • 見積や案件の状況を管理する
  • 売上や出荷数を集計する
  • 問い合わせ履歴を残す

目的があいまいなまま作り始めると、あとから項目が増え続けたり、何のための表なのか分かりにくくなったりします。

まずは、

「この表は何を管理するためのものか」

を一言で説明できるようにしておくと、表の方向性が決まりやすくなります。

誰が入力するのかを決める

次に考えたいのは、誰が入力するのかです。

管理表は、作る人と使う人が同じとは限りません。

  • 現場の作業者が入力する
  • 事務担当者が入力する
  • 営業担当者が入力する
  • 複数人で共有して入力する
  • 管理者だけが確認する

誰が入力するかによって、必要な分かりやすさが変わります。

たとえば、複数人で入力する表なら、自由入力を増やしすぎると打ち込みのブレが起きやすくなります。

「完了」「済」「済み」「OK」など、同じ意味でも書き方がバラバラになると、あとから集計しにくくなります。

入力する人が迷わないように、選択式にできる項目は選択式にするなど、少し工夫しておくと使いやすくなります。

あとから何を見たいのかを考える

管理表は、入力して終わりではありません。

あとから見返したり、集計したり、確認したりするために使うことが多いです。

そのため、作る前に、

  • 月ごとの件数を見たい
  • 担当者別に集計したい
  • 設備別に履歴を確認したい
  • 未対応だけを抽出したい
  • 金額や数量を合計したい
  • 過去の対応履歴を探したい

など、あとから見たい内容を考えておくと、必要な項目が見えてきます。

逆に、あとから見たい内容が決まっていないと、入力はしているのに活用しにくい表になりがちです。

入力項目を増やしすぎない

管理表を作るときは、「念のためこの項目も入れておこう」となりがちです。

もちろん必要な項目は入れるべきですが、項目が多すぎると入力が面倒になります。

入力が面倒な表は、だんだん使われなくなったり、空欄が増えたりします。

最初から完璧な表を作ろうとするよりも、

  • ないと困る項目
  • あると便利な項目
  • なくても困らない項目

に分けて考えるとつくりやすくなります。

特に、現場で使う管理表は、入力のしやすさが大切です。

集計しやすい形にしておく

あとから集計する可能性がある表は、最初から集計しやすい形にしておくと便利です。

基本は、

  • 1行に1件のデータを入れる
  • 1列に1種類の情報を入れる
  • 日付、担当者、品名、数量などを分ける
  • セル結合をなるべく使わない
  • 小計行をデータの途中に入れない
  • 列名を分かりやすくする

などです。

見た目をきれいに整えることも大切ですが、あとから検索・並べ替え・集計をするなら、データとして扱いやすい形にしておくことが重要です。

ファイル名や保存場所も決めておく

管理表は、表の中身だけでなく、ファイル名や保存場所も大切です。

せっかく管理表を作っても、

  • 最新版がどれか分からない
  • 担当者ごとに保存場所が違う
  • コピー版が増えていく
  • 月ごとのファイル名がバラバラ

という状態になると、探すだけで時間がかかります。

たとえば、

  • 保存場所を決める
  • ファイル名の付け方をそろえる
  • 最新版を分かりやすくする
  • 古いファイルの扱いを決める

このあたりを決めておくだけでも、管理しやすくなります。

まずは小さく始める

Excel管理表は、最初から完璧に作る必要はありません。

むしろ、最初から項目を増やしすぎたり、複雑な仕組みにしすぎたりすると、使う人が迷いやすくなります。

まずは必要な項目だけで小さく始めて、実際に使いながら、

  • 足りない項目を追加する
  • 不要な項目を減らす
  • 入力ルールをそろえる
  • 集計しやすい形に整える

という流れでも十分です。

大切なのは、きれいな表を作ることではなく、実際の業務で続けて使えることです。

まとめ

Excelで管理表を作るときは、いきなり表を作り始める前に、まず次のことを考えておくと使いやすくなります。

  • 何を記録する表なのか
  • 誰が入力するのか
  • あとから何を見たいのか
  • 入力項目は多すぎないか
  • 集計しやすい形になっているか
  • ファイル名や保存場所は決まっているか

少し地味なポイントですが、ここを決めておくと、あとからの入力・確認・集計がかなり楽になります。

今使っているExcel管理表が使いにくい場合は、まず

「何を記録したいのか」

「あとから何を見たいのか」

を整理してみるのがおすすめです。