毎月、複数のExcelを開いて1つにコピペしていませんか？
たとえば、
- 支店別の売上表
- 担当者別の日報
- 部署別の実績表
- 月別の在庫表
- 検査記録や点検表
このようなファイルを、毎月1つずつ開いて、必要な部分をコピーして、別のExcelに貼り付ける作業は意外と時間がかかります。
一つひとつの作業は難しくなくても、毎月続くと大きな負担になります。
さらに、手作業で行う場合は、貼り付け位置のズレ、転記ミス、集計漏れなども起きやすくなります。
複数ファイルの集計でよくある困りごと
Excelを使った集計作業では、次のようなお悩みをよく見かけます。
- ファイルを1つずつ開くのが面倒
- 担当者ごとのファイルをまとめるのに時間がかかる
- 支店別、部署別のデータを毎月手作業で集計している
- どのファイルまで処理したか分からなくなる
- 転記ミスや集計漏れが起きる
- 担当者が変わると作業手順が分からなくなる
特に、月末月初の集計作業では、ほかの業務も重なるため、Excelの集計だけに時間を取られるのは大きな負担です。
まとめる作業は仕組みにできます
同じ形式のExcelファイルであれば、フォルダ内のファイルをまとめて読み込み、必要なデータだけを取り出して、1つの一覧表にすることができます。
たとえば、
- 複数ファイルを一括で読み込む
- 必要な列だけを取り出す
- ファイル名や日付を自動で付ける
- 1つの一覧表にまとめる
- 条件に合うデータだけを抽出する
- 集計表を作成する
といった作業は、自動化しやすい内容です。
毎月同じ手順で行っている作業ほど、仕組みにすると効果が出やすくなります。
大切なのは、難しい仕組みにしないこと
Excelの自動化というと、難しいマクロや複雑なシステムを想像する方もいるかもしれません。
ただ、実際の現場で大切なのは、難しいことよりも、
- いつものファイルをフォルダに入れる
- ボタンを押す
- 一覧表ができる
- 結果を確認する
くらいの分かりやすさです。
使う人が迷ってしまう仕組みでは、せっかく作っても続きません。
毎月使うものだからこそ、シンプルで分かりやすい形にすることが大切です。
こんなExcel作業は見直せるかもしれません
次のような作業をしている場合は、見直せる可能性があります。
- 毎月、同じ形式のExcelを集計している
- 支店別や担当者別のファイルをまとめている
- 売上表、日報、検査記録、在庫表などを一覧化している
- コピー貼り付け作業が多い
- 作業者によってやり方が違う
- 集計作業の引き継ぎが難しい
すべてを大きく変える必要はありません。
まずは、時間がかかっている部分や、ミスが起きやすい部分だけでも仕組みにすると、毎月の作業はかなり楽になります。